Például úgy ne, hogy elkezded csinálni az ő feladatait.
Jelöljük meg azt a személyt a projekt szereplői között – csak egyet választhatunk -, aki a projekt sikerességért felel. Azt hiszem, nyugodtan kimondhatjuk, hogy a legtöbb ikszet a projektvezető (PM) fogja kapni. Ugorjunk túl azon, hogy egyébként mindenki felelős kompetenciája és felhatalmazása függvényében. Az a lényeg, hogy amikor borul a hajó, mindenki a PM felé fog fordulni, hogy akkor most ki kéne’ találni valamit.
Nézzük csak meg a PM helyzetét. Adott egy projekt, nála van a gyeplő (vagy volt), a meló pedig éppen besülni látszik. A feladata az, hogy a jelen helyzetet megvizsgálva kirakjon egy intézkedési tervet, amivel a hajót tőkesúllyal lefelé lehet tartani, minden matróz és hajózási társaság-tulajdonos megelégedésére.
A PM össze is rak pár intézkedést, van mögötte koncepció, lényeg, hogy mindenki végezze a dolgát. És a kezdőrúgás elvégzésekor besétál a kispadról egy fehérgalléros, felmutat egy sárgalapot a PM-nek, és elrúgja a labdát egy másik irányba.
Hozzáteszi, hogy “Nem, nem így fogjuk csinálni, csak és mert.”
A fehérgalléros a szervezeti ábrát nézve észak felé van a PM-től. A tette egyszerű: átlép a PM-en, és közvetlenül utasítva a matrózokat egy másik, általa preferált irányt tűz ki. Érdekes helyzet. Egy általános, mindennapos hibára világít rá, amit vezetők nap mint nap hajlamosak elkövetni: legyengítik a nekik dolgozó vezetői réteget olyannyira, hogy a vezetői réteg hátrahúzódása után előbb-utóbb igazolva is látják a folyamatos, kéretlen beavatkozások szükségességét. Azaz: ha vezetőként folyamatosan felülbíráljuk egy beosztott döntéseit, mindezt adott esetben az ő beosztottjai előtt, és egyébként kulcspillanatokban eljárunk helyette, akkor a beosztott rövid idő alatt elveszt minden motivációt, elhagy jobbítási szándékot, kihátrál a feladataiból, és úgy általában elkezdi elhanyagolni a projektet egészen addig a pontig, hogy a telefont sem veszi fel az ügyfélnek. Például mert nem akar jót állni olyan döntésekért, amiket nem ő hozott meg.
Miért van szükség arra, hogy a PM-et megkerülve, felülbírálva lépjen egy felettes? Pontosabban: miért kell előzetes egyeztetés nélkül, széles publikum előtt a PM terveivel potenciálisan ellenkező utasításokat kiadni?
Szuper kérdés, mivel ez kb. az utolsó, a legutolsó lépés, amihez folyamodni kellene tekintettel arra, hogy ez a “mit ne csináljunk vezetőként” top 10-es listáján dobogós tevékenység.
De azért fussunk egy kört:
1. Azért van rá szükség, mert a vezetőnek megrendült a bizalma a beosztottban.
Előfordul. Objektív / szubjektív okokból, nem megfelelő teljesítmény, kémia hiánya stb. miatt.
2. Azért van rá szükség, mert a vezető azt hiszi, rátermettebb a beosztottnál, és ezt meg is szereti mutatni.
Erről nincs értelme beszélni sem.
Bármelyik is legyen rád igaz vezetőként, gondolkodj el egy pillanatra, hogy mi végre vannak beosztottak, alkalmazottak, kollégák, akiket irányítani a te feladatod? De tényleg, ha nem tetted volna meg, mert annyira triviális volt eddig, hogy te vagy a főni, ő meg aki végrehajtja a stratégiádat, akkor gondold újra: “delegálni”.
Mindegy, hogy mi az oka, amiért közvetlenül beavatkozol ott, ahol a beosztott az illetékes. Ha megteszed, akkor szembementél az egyik legfontosabb feladatoddal, a delegálással. Nem, nem arról van szó, hogy a szerinted rossz irányba haladó hajót nem terelheted vissza az általad helyesnek tartott irányba. Végső soron a te felelősséged, hogy a hajó elérjen a kikötőbe, és minden hiba, amit a kapitányaid elkövetnek, rád is kihatással lehet.
A fontos az, hogy hogyan oldod meg az irányba állítást. A lehetséges módszerek közül pedig a lehető legrosszabb az, ha néha-néha a kapitányt félreállítva a kormánykerékhez állsz, és utasításokat osztogatsz. Így ugyanis akkor, amikor te állsz ott, balra megy majd a hajó, amikor pedig nem, akkor egyenesen, jobbra, hátrafelé stb.
Javaslom, hogy ha valami nem tetszik a kormányzásban, akkor hívjad magadhoz a kapitányt, és beszélj vele. Tételezd fel, hogy érti a dolgát és tudja, mit és miért csinál. Ott van a projektben, ismeri a környezetet, az ügyfelet, olyan információk alapján dönt, amiről neked fogalmad sincs. Tájékozódj, mérlegelj, avatkozz be, de rajta keresztül, ne őt megkerülve. Értsed meg a motívációit, magyarázd el a sajátodat, és kérd meg, esetleg utasítsad, hogy tekerje el a kormányt másik irányba.
Ha erre nem szánsz időt, akkor abban a helyzetben találod magad, hogy mindent mikromenedzselsz, a kapcsolatod tudtod nélkül elmérgesedik a beosztottakkal, de jó eséllyel még azokkal is, akiket ilyen módon közvetlenül utasítasz (a matrózokkal). Az amúgy tehetséges, rátermett kapitányok tétlenné válnak, tétlenségük a beavatkozásod szükségességének visszaigazolásává válik, a projektek pedig elindulnak a lejtőn. A projektvezetés elkezdi elengedni a kötelességeit, nem tájékoztat téged, nem tájékoztatja az ügyfelet, nem motiválja a csapatot, és érdekeltté válik a TE bukásodban.
Delegálj! Mondd el, hogy mit, miért, aztán hajtassad végre vele, és támogassad azzal, hogy kimondottan vállalod a beavatkozásod következményeit. Még ha döntésed ellenkezik is a kapitányéval, nagyobb eséllyel fogja sajátjának tekinteni és végrehajtani.