Az első és legfontosabb, amire szükségünk van a minőségi munkavégzéshez, az az információhoz jutás.
Amikor egy problémás helyzet kialakulását próbáljuk feltárni az érintettekkel, akkor gyakran hangzanak el az alábbiak:
-
- mert nem tudtam;
- senki nem mondta;
Szintén problémát okoznak a “mert XY azt mondta, hogy készen van”, vagy “XY azt kérte, hogy mással foglalkozzak” mondatok.
Nem megfelelően terjesztett információ, amit tudhattunk volna, az érintett tudhatott volna, de “valamilyen okból” nem jutott el hozzá. Az, akinek nem szóltak, azt mondja, “nekem nem szóltak”. Aki nem szólt, az nem tudta, hogy neki szólnia kell. Azt persze mindketten tudták, hogy az információ átadására szükség lehet, de azt az utolsó lépést, a következő dominó meglökését valahogy elszalasztották.
A probléma annál súlyosabb, minél több szereplő számára új a projektkörnyezet. Tehát, minél kevesebben ismerik egymást, a technológiákat, saját feladataikat, egymástól való függéseket, annál nagyobb az esélye annak, hogy információs gócpontok alakulnak ki, amelyekből PULL elven kell információt szerezni. Időigényes feladat, ami önmagában is zavart tud okozni, ha az információ megszerzését követően ismételten nem történik terjesztés. Úgyanígy probléma, amikor úgy kerül információ a rendszerbe, hogy a terjesztésről senki sem gondoskodik. Tipikus példa, amikor az információ forrása abból indul ki, hogy elég a legfelső szinten jelezni, onnan automatikusan továbbcsorog minden irányba. Emlékezetes példa, amikor egy vezető három projekt által használt erőforrás kizárólagosságát ígéri az egyik projektnek, a többiek tájékoztatása nélkül.
Azt hittem..
A kulcsszó. Azt jelenti, hogy “sejtettem, hogy baj lesz, de annyira alulmotivált vagyok, hogy ráhagytam másra a megelőzést.” Rendszerint akkor hangzik el, amikor kiderült, hogy gáz van. “Azt hittem”, és már nincs is felelős.
Egyértelmű, előre tisztázott szabályok kellenek, amelyek érthetőek, megjegyezhetőek és betarthatóak.
A Terv
Megvan az összes stakeholder? Úgy értem, a
- csapatod
- csapatodon kívüli, projekthez szükséges, megkerülhetetlen szakik (az egyszemélyes projektrizikók)
- főnököd
- ügyfél PM
- ügyfél PM főnöke
- projektszponzor (annyit nekem nem ér)
- ügyfél üzleti/szakmai döntéshozója (ez miért CR?)
- ügyfélnél az összes súlytalan hangoskodó (fogalma nincs semmiről, minden mondatot szerintemmel kezd)
Nekik mind információ kell. Azért, mert feladatuk van, vagy azért, mert céljuk van. Ha feladatuk van, akkor szüksége van az információra, mert kell valamit csinálniuk. Ha céljuk van, akkor azért kell nekik az információ, mert akarnak valamit.
Neked a szükséget kell biztosan / minimum kielégíteni, ez nem opcionális. A projekt sikere azon múlik, hogy mindenki megkapja-e, amire szüksége van. Az, hogy egyébként ki mit akar, a Te játszótered (itt szerezhetsz lekötelezetteket). De, jelen esetben a szükségre koncentrálunk. Az az információ, amire szükség van, az a minimum ahhoz, hogy
- a projekt sikeres legyen
- a stakeholder nyugodt legyen.
Ha nincsen célod azon túl, mint egy sikeres projekt, akkor elégítsed ki a stakeholderek szükségét. Erre húzzad fel a stratégiádat, a tervedet.
Hogy kinek mire van szüksége, attól függ, mit várnak el tőle. Tehát, mi a feladata. Mindenekelőtt tehát, fogjad a fenti stakeholder listát, és írd fel mindegyik mellé, mi a feladata. Nem baj, ha álruhában meg is kérdezed tőlük, nem kell kitalálni helyettük. Legyél fejlesztő öt percre, és kérdezd meg. Legyél topmenedzser öt percre, és kérdezd meg. Értsd meg, mit kockáztat, milyen nyomás alatt dolgozik, mennyire szereti vagy utálja a projektjét, emeld fel.
Tudd meg, mit tudsz tenni érte annak érdekében, hogy a legkevesebb stresszt okozza neki a meló, és akár javasolj is neki kommunikációs médiumot.
Ha már tudod, kinek mire van szüksége, akkor jön az a lépés, ahol kitalálod, hogyan tudod az információ forrását a fogyasztóhoz kötni. Legyen mindig szempont, hogy neked MINDENRŐL tudnod kell, ami az ügyfelet is érdekelheti. Ez a te imidzsed része, ez alapján fognak megítélni, komolyan venni. Abban a kommunikációs hálózatban, amit ki fogsz rakni, ami lehetővé teszi az információ áramoltatását mindenki megelégedésére, neked minden csatornába bele kell hallgatnod. Ahhoz, hogy egy ilyen állapothoz a lehető legközelebb juss, az alábbi praktikákat érdemes szem előtt tartanod, végrehajtanod:
- Meg kell ismerned a projektben részt vevő szakterületeket, azok feladattípusait, egymástól való függéseit. – Ezáltal fogod megérteni a szállítási láncot, ami a produktumok előállítását végzi.
- Táblázatban ki kell raknod, ki, milyen infót, mikor, kinek, hogyan küld. – Ismerve a szállítási láncot, ábrázolni tudod, kinek, mit és ki felé kell kommunikálnia az ütemes haladás elősegítéséhez.
- Táblázat / kommunikáció célját el kell magyarázni, hasznát meg kell értetni mindenkivel. – Az egyes szakterületek szereplőivel meg kell értetned, hogy miért szükséges az információ terjesztése. Vedd alapul az adott szakterület igényeit, és kérdezz rá, mi történik, ha nem jutnak időben a feladatuk elvégzéséhez elengedhetetlen információhoz.
- A kommunikációt napi rutinná, a DoD részévé kell tenned. – Tedd a feladatok elvégzéshez szükséges előfeltétellé, hogy a haladást/akadást kommunikálták-e az érintettek felé.
- Tudatosítsad, hogy az információ eljuttatása a küldő felelőssége (tehát nem fire and forget). – Tisztázzad, hogy akkor sikeres az információátadás, ha a fogadó fél visszaigazolta azt. Nincs olyan, hogy “írtam levelet, nem láttad?”.
- Tudatosítsad, hogy a fogadott információt visszaigazolni kell
Tisztázzad, hogy kapott információt vissza kell igazolni, hogy a küldő fél elengedhesse a feladatot. - Egymásnak jelezni kell, ha valaki mulasztott (de csak egymásnak)
Mindenki értsen egyet abban, hogy bátran lehet jelezni egymás felé az információátadásban történt mulasztást. Nem felnyomni kell a másikat a főninél, egyszerűen kézenfekvő: Ha “A” nem szól “B”-nek, “B” sem fog tudni szólni C-nek. “A” mulasztása “C”-re is hatással van. - Az emberek csak azt az infót értékelik, amikre nekik van szükségük
Summázva: azt fontos látni, hogy ha nincs előre kirakva, hogy kinek / ki felé / mikor / mit / hogyan kell jeleznie, akkor zűrzavar lesz, amit nehéz menet közben visszaterelni a rendes kerékvágásba. A projekt elején mindenkivel igyekezz mindent tisztázni, hogy rutinná válhasson a kommunikáció addigra, amikor igazán muszáj, hogy pörögjön az infó (tradicionálisan ilyen a UAT / élesítés környéke). Külön koncentrálj arra, hogy NEKED milyen inputok kellenek, mert terjesztésben te leszel a kulcsfigura, és ahogy fentebb írtam, a tudatlanságot nem engedheted meg magadnak.